top of page

Бюджетна установа — ліцей має бібліотеку. Є потреба списати зношену та застарілу бібліотечну літературу (підручники, журнали, художня література та інше). Якими нормативним документами керуватись? Які документи оформлювати? Як показати такі операції в бухобліку?

Порядок проведення інвентаризації в шкільній бібліотеці :

Інвентаризація (перевірка) бібліотечного фонду — це виявлення наявності зареєстрованих в обліковій документації видань та інших документів у бібліотечному фонді.
Регламентуючий документ - наказ Міністерства фінансів України від 02.09.2014 №879 "Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань". Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів №1214 від 19.12.2014). Режим доступу: http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14.
Періодичність інвентаризацій основного бібліотечного фонду - 1 раз на 5 років (для фонду менше 100 тисяч примірників).

bibliotekarz-kobieta-z-ksiazek_1325-46.jpg

НАКАЗ

керівнкика ліцею №1

depositphotos_100909284-stock-illustration-college-girl-student-studying-in.jpg

АКТ

інвентарізації фонду

ДОКУМЕНТИ:

1. Наказ керівника ЗЗСО – власно, підстава для проведення 
У наказі вказуються причини, строки, склад комісії та її голова, а також режим роботи на період інвентаризації.
2. Акт інвентаризації фонду - складається не пізніше, ніж через 15 днів після здійснення перевірки.
Перевірка здійснюється шляхом звіряння записів в обліковій документації з фондом.

Способи інвентаризації бібліотечного фонду:

-    звірення видань з документами індивідуального обліку (у невеликих бібліотеках з обсягом фонду до 10,0 тис. примірників;
-  перевірка за допомогою контрольних талонів (для бібліотек зі складною структурою та обсягом фонду понад 10,0 тис. примірників);
Перший спосіб простий, але здійснюється дуже повільно, оскільки одночасно можуть працювати лише два працівника: один знімає книги з полиці і називає основні дані (автор, назва книги, рік видання, ціна), другий відшукує запис в “Описі інвентарних номерів” або інвентарній книзі. Якщо дані сходяться — проставляються відповідні помітки.
Найбільш поширений спосіб — перевірка за допомогою контрольних талонів. На кожен примірник книги чи іншого видання заповнюється контрольний талон (інвентарний номер, шифр, прізвище, ініціали автора, заголовок, місце та рік видання, вартість). За даними читацьких формулярів на контрольні талони заноситься решта документів, видана читачам додому. Талони розставляються за інвентарними номерами та звіряються з документами індивідуального обліку. За талонами на відсутні видання складається список, який додається до акта перевірки.
Розрахунок часу на процеси інвентаризації прораховуються відповідно до "Типових норм часу на основні процеси бібліотечної роботи" (затверджені наказом Міністерства культури України від 29.12.2008 р. за №1631/0/ 16-08). Перевірка 1000 прим. складе приблизно 30 год. на одного працівника.
Видання, не занесені до інвентарної книги, перевіряються згідно з відповідними обліковими документами: картотекою обліку періодичних видань, обліковою картотекою підручників, зошитом видань, що не підлягають інвентарному обліку тощо. Зокрема, перевірка фонду періодичних видань здійснюється за допомогою картотеки обліку періодичних видань, в якій зазначалося про надходження кожного номера видання. Після перевірки на полях такої картки проставляється позначка про наявність видання відповідно до записів. 
У шкільних бібліотеках інвентарний облік підручників не ведеться. Вони обліковуються груповим способом і відображаються у „Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду навчальної літератури” та у реєстраційній картотеці руху підручників на облікових каталожних картках із короткою бібліографічною інформацією (автор, назва, клас, видавництво, рік видання, ціна). Зазвичай їх перевіряє завідувач бібліотеки – щороку, видаючи їх класним керівникам або безпосередньо учням на навчальний рік і приймаючи у кінці навчального року. Шкільні навчальні посібники перевіряються за обліковою картотекою підручників.
 

Підведення підсумків й оформлення результатів перевірки

На завершальному етапі перевірки бібліотечних фондів (до складання акта) працівники, відповідальні за збереження фонду, зобов’язані підвести підсумки. На цьому етапі: 
- розшукуються книги, які не були виявлені під час перевірки; 
- переглядаються інвентарні книги й на невиявлений документ 
- виписується картка згідно із записом в інвентарній книзі.

На кожній сторінці інвентарної книги проставляється підрахунок вартості перевірених документів. Підсумкова вартість наявних документів звіряється з вартістю видань, зафіксованих у бухгалтерському обліку. 

Перевірка фонду може вважатися завершеною лише в тому випадку, якщо її результати оформлені відповідним актом, який складається комісією не пізніше, як через 15 днів після завершення перевірки. Акт перевірки бібліотечного фонду, надрукований у двох (трьох) примірниках, підписується членами комісії й затверджується директором установи. Один примірник акта залишається у відповідальної особи за фонд і зберігається постійно, другий передається до бухгалтерії. Якщо результати перевірки своєчасно не зафіксовані в акті, вона фактично втрачає своє значення. Список втраченої літератури додається до акта.

Після затвердження акта бібліотека списує з облікових документів всі втрачені видання. За результатами перевірки видається наказ, плануються заходи щодо усунення виявлених недоліків в організації обліку та зберіганні фонду, які доводяться до відома всіх членів колективу. Комісія разом із директором вирішує порядок регулювання інвентаризаційних різниць.

Розходження, виявлені між даними в облікових документах та наявними у бібліотечному фонді документами, регулюються у такому порядку: 
- виявлені необліковані документи у бібліотечному фонді підлягають оцінюванню та зарахуванню до нього; 
- матеріальну відповідальність за нестачу документів у фонді несуть бібліотечні працівники у разі, якщо збиток завдано з їхньої вини під час приймання, обліку або зберігання фонду; 
- користувачі, які загубили книжку, зобов’язані замінити її таким самим виданням чи рівноцінним йому, або вони відшкодовують її вартість за ринковими цінами у розмірах, встановлених правилами користування бібліотекою; 
- розмір втрати і недостачі бібліотечного фонду у випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування.
Нестача документів списується з балансу лише після ретельної перевірки, відсутності винних осіб і вжитих застережних заходів для недопущення фактів втрат надалі.

bottom of page